药企如何利用营销费用管理系统应对行业合规要求？

 

        随着医疗体制改革的不断深入，国家对医药企业的合规要求不断提高。如何应对行业纠风合规，成为药企必须面对并重视的问题。但由于医药营销并没有专门的成文法规制约，各国基本引用普通商业法律法规或额外增补的规定及行规约束医药企业，搞清楚要合什么规是药企应对行业合规要求的第一步。

       在欧美市场上，从大药企被处罚的报告来看，其合规的首要问题超适应症推广，即医药企业向医生或患者推销政府批准的产品用途或适应症之外的应用。其次是在推广中隐瞒或淡化药品不良反应。然后就是药品价格操纵和医保价格欺诈。当然也包括对医生的过度招待，现金回扣则比较罕见。

       而中国医药领域的合规问题重心完全不同，合规在中国的核心问题就是规避商业贿赂。给医疗机构个人的回扣，无论是冠名处方费、劳务费、开单费、提成等带金销售，都是明显违法且没有争议的行为。但是医药行业中常见的销售折扣、赞助、会议邀请、讲课、宴请等行为在上述法规或规定中语焉不详，在实际操作中争议很大，缺少明确指引，不免让医药企业无所适从。而激烈的市场竞争和长期的行业惯例，更让费用合规管理困难重重。

       费用合规的要求已经对药企的业务开展产生重大的影响，不少药企都建立了营销费用管理系统，但如何有效地利用费用管理系统开展合规管理，规避合规和安全风险，许多药企甚至是系统提供商却不甚明了。

       笔者认为，药企要利用营销费用管理系统加强合规管理，应从系统合规方案的完整性、系统安全性和系统设置这三方面着手。

       要做好费用合规管理，首先应制定完整的系统合规方案。对于在合规管理方面缺乏经验的中小型药企或民营药企来说，选择对医药行业有深刻理解的系统提供商就显得尤为重要。有25年医药行业经验和15年产品开发经验的软科动力信息技术有限公司，就为一家合资药企从验证（如计划和实际比对、发票号码校验、客户真实性校验、总额限制等）、真实（如姓名清单、会议签到表、会议照片/活动照片等）、 四眼原则（如相关责任人证明、多级别审批等）、透明（如统一采购、在线招标、集中采购等）方面，规划了一整套完备的合规管理方案。    

      系统安全性对药企的重要性不言而喻，费用管理系统应有完整的安全解决方案，保证员工在报销营销费用中的数据安全。上文提到的软科动力针对医药企业开发的法玛斯（Pharmars）费用管理系统将所有应用和服务搭建在企业内部，采取数据库服务器保护、数据库加密等各种技术手段确保数据安全，并应用敏感信息处理、单据阅后即消等功能保证单据存储和传输过程中的的安全。

       在系统设置方面，应根据公司合规政策在系统中进行相关设置，将制度标准融入软件，确保合规的有效实施；并提供多种合规控制工具，通过系统控制减轻财务人员负担，减少财务和企业经营风险。法玛斯（Pharmars）费用管理系统采用费用项总额控制、相关责任人、发票校验等系统功能设置，协助合规检查，规避合规风险；并通过与关键业务系统的整合，提高合规判断能力。比如在单据提交环节，如果报销单多次引用超申请，系统将不予提交。在报销会议费用时，采购平台关联附件必须上传。对学术推广活动中产生的讲者费用，系统也设置了讲课费标准在线控制和总额控制。

       高效的营销费用管理系统将成为医药企业应对行业合规管理要求的利器，企业应选择对营销费用管理有着深度理解和丰富实战经验的系统提供商，共同建设强大的费用管控体系，持续提升管控能力。