财务人员审单难题，医药营销费用管理系统帮您解决!

       展读上市药企年报，日益高企的营销费用令人咋舌，除了关注营销费用对企业利润造成的挤压，笔者也为处理动辄数十亿费用报销的药企财务人员捏了一把汗。营销费用报销一直是长期困扰药企的“老大难”问题，也是压在财务人员肩上的一座大山。费用金额越来越大，报销单据越来越多，报销审单难题要一直难下去吗？

       笔者曾问过一家合资药企的高级会计，最多的时候一个月需要处理1625份报销单据，仅以每单报销10张发票计算，就要审16250张发票！这位会计告诉笔者，面对代表交上来的报销单据，她需要审核：①发票的合规性，挑出假票、废票；②报销金额与发票金额是否一致；③权签是否完整；④费用是否在预算内，超预算与预算外费用有无特批；⑤报销单填写的事项与发票是否一致，会计做账时要随发票走。以上五项审核缺一不可，因为①②⑤体现的是涉税风险控制，③体现的是授权控制，④体现的是预算控制，方方面面都要把关负责，其中的工作量和沟通成本可以想见。

        如何解决报销审单难题？笔者在此给药企财务人员支上一招：上线费用管理系统软件，通过系统管理分担或减轻上述五项审核工作量，轻松解决审单难题。

       先说第①②⑤项涉税风险控制，即针对发票的审核。代表报销的发票数量多，粘贴方式随意，发票与报销单据的关联还经常出错，除了审发票，财务人员还要花大量时间去理发票、对发票，白白耗费不少时间精力。

       对此系统能够提供有效的解决办法：代表在线上创建报销单据时，可要求其按照发票情况来填写费用明细，包括每个费用子项目的发票类型、费用发生地、发生日期等。

       报销单据在完成线上审批后，系统可自动生成包含费用明细、成本中心、审批历史和支付信息等内容的付款凭单，同时按照费用项目、发票日期生成对应的发票黏贴单，代表需在指定位置分门别类粘贴发票，将付款凭单和发票黏贴单一起寄给财务部。

       财务人员在收到报销单据后，无需再次整理发票，研究发票与费用项目的关系，就可以快速核对报销金额与发票金额是否一致，报销单填写的费用项目与发票类型是否一致，再检验发票真伪即可完成审单，审单难度降低，工作量也大幅下降。

       再说第③项授权控制，财务人员在审核单据时要看权签是否完整，退回有漏签情况的单据，并进行再次提交审核。而一旦上线了费用管理系统，这项审核从此可以省略了！

       最后看第④项预算控制，财务人员可事先将费用预算与额度导入费用管理系统，通过费用预算实现静态的费用控制，通过预算额度实现动态的费用控制，所有费用的申请和报销均通过成本中心和费用科目（活动类型）与预算和额度相关联，实时、全面体现费用的计划、使用和结余情况，对费用花费行为进行预警或控制。

       这样就不需要到了最后的报销环节，才由财务人员进行事后管理。财务人员还可根据需要，在系统中对超额度、超申请的报销进行强控制，代表如果超出规定金额，就不能线上提交报销单据。系统截流了大部分超预算的报销单据，财务人员的审单压力自然减轻许多。

       由此可见，选对管理工具，财务人员审单难题就能迎刃而解。在减轻工作负担、提高工作效率的同时，还能规范报销管理，何乐而不为呢？

作者介绍：

姚南

医药信息化专家，东南大学EMBA专业毕业，拥有25年医药行业工作经验，先后在医药合资企业、医药独资企业担任信息技术经理、信息总监和中国区高级信息技术总监。目前专注于医药企业数字化转型、医药互联网解决方案的研究和项目实施。

作者微信号：yaonan502115,欢迎交流。