药企费控软件大PK：差旅费管理系统VS医药营销费用管理系统

       近年来，药品“回扣”以及药价虚高等现象一直为人所诟病，药企营销费用列支名目繁多、占销售收入比例过高、费用与企业利润之间并无正相关关系等问题长期存在。能否有效管控营销费用，对企业利润的影响很大。

       因此，不少药企选择加强信息化建设，希望利用信息系统帮助企业管理营销费用。而目前市场上的费控软件名目繁多，有差旅费管理系统，也有费用报销/管理系统。差旅费管理系统是否就等同于费用管理系统？对于药企而言，哪一类更为适用呢？下面笔者就从两类系统的业务优势、产品功能和技术架构等方面一一进行分析。

       首先，这两类费用管理系统有不同的业务优势。差旅费管理系统是整合了差旅预定、费用报销、商务卡支付的综合差旅解决方案，能帮助企业节省差旅成本，使差旅申报流程便捷、可控，并且便于财务人员核算成本，适用于业务范围较广、差旅人数较多、差旅费用占费用比重较高的公司。

       而药企的营销团队虽然人数众多，且遍布全国，但差旅费占营销费用的比例并不高。有调查数据显示，占药企营销费用比重在70%以上的，是会议费、渠道协调费、学术推广费、市场开发调查费、咨询费等科目。

       这些费用科目（活动类型）在申请和报销时需要填报的内容都较差旅费更为复杂，要求提交的证明资料也不尽相同。单就会议而言，药企就有科室会、院内会、专题学术会、海外会议、赞助参会、协办学术会、商务培训会、药店培训会和患教义诊等多种形式，每个会议类型都需申报活动时间、地点、覆盖单位、覆盖人数、相关产品、会议议程、邀请讲者、费用子项目（如餐费、交通费、场租费、住宿费等）及相关金额等详细信息。有些合规管理更为细致的公司，还会要求代表填写用餐的内外部人数、品牌提示物等物品的馈赠人数，以便计算人均金额。在附件要求方面，也会有会议通知、协办协议、讲者资料、活动签到表、会场照片等多种证明资料上传。这些都需要相关的管理信息系统有很强的可配置能力，以支持复杂业务的开展，差旅费管理系统作为简单版的费用管理系统，是无法满足上述内容填报和附件要求的。

       医药企业营销活动量大且分布零散，执行主体各异，费用金额巨大，费用花费超预算、计划变动频繁、虚报费用等情况十分普遍。要想对营销费用进行有效的管理和监控，只关注差旅费必然远远不够。这时营销费用管理系统的优势就显现出来，优秀的营销费用管理系统能够对各类营销费用进行事前、事中、事后的全过程控制，更适合药企的业务管理需求。

       不同的业务优势依托于不同的产品功能，差旅费管理系统的功能集中在差旅费用计划、审批、预订、报销和数据五大模块，而营销费用管理系统则具有费用预算、费用申报审批、差旅和其他物品采购、费用入账核销、单据邮寄、报表分析等多种功能，能帮助企业开展费用控制、合规、流程优化、合规管理、财务处理和数据分析等管理活动。

       对于费用管理难度大的药企来说，特别需要利用信息技术来实现营销管理中费用的预算管理、费用发生的记录、费用控制、费用实际发生和预算比较分析、费用实际发生和历史同期的比较分析，满足企业对费用的事先计划、事中控制、事后分析统计的需求。因此，药企选择营销费用管理系统更为合适。

       此外，差旅费管理系统大多采用SaaS（软件即服务），即基于互联网提供软件服务的软件应用模式。系统服务器搭建在公有云，企业无需购买软硬件、建设机房、招聘专职IT人员，即可通过互联网使用信息系统。这对于差旅费并不涉及重要或敏感信息的企业来说，既不影响使用，又能够有效降低信息化建设成本。

       但对于药企而言，将费用相关数据放在公有云就存在一定的信息、数据和合规方面的安全风险。从安全性的角度讲，药企采用搭建在私有云上的营销管理系统更为稳妥，同时要求系统服务商提供系统安全和信息安全方面的技术支持，并支持自建的IT基础架构。

       而从集成性/可扩展性的角度讲，好的营销费用管理系统具有集成的主数据平台，能够集成费用管理所涉及的所有关键业务，系统实现技术可方便低成本与其他系统对接或集成，这一点对于药企来说也十分关键。

       经过层层PK，笔者认为对于药企费控而言，营销费用管理系统完胜差旅费管理系统。而由于药企的营销活动和费用管理有十分鲜明的行业特征，最好选择专门针对医药企业开发的营销费用管理软件。

作者介绍：

姚南

医药信息化专家，东南大学EMBA专业毕业，拥有25年医药行业工作经验，先后在医药合资企业、医药独资企业担任信息技术经理、信息总监和中国区高级信息技术总监。目前专注于医药企业数字化转型、医药互联网解决方案的研究和项目实施。

作者微信号：yaonan502115,欢迎交流。