如何利用医药营销费用管理系统，使代表最快一周内完成报销？

     《上市药企2016年中报》指出，2016年上半年，销售费用超过10亿元的药企有11家。其中，销售费用增长最快的药企增长率高达31.36%，销售费用占营业收入比例最高达55%！

       数字是简单而枯燥的，但是数字所呈现的往往是最直观的真相：尽管国家政策导向使得药企的营销手段面临巨大调整，但本就高昂的药企营销费用在短时间内依然将持续增长，不会出现下降。且不论营销费用占药企营业收入比例过高是否合理，费用的增长导致的必然结果就是管理难度的增加，使原本就长期困扰药企的报销问题百上加斤。 报销周期长、付款速度慢，业务人员怨声载道，财务审单工作量大，财务人员也苦不堪言，双方工作满意度都不高，还易出现分歧和矛盾。

       而为了应对药品招标降价、行业纠风合规、“两票制”、“营改增”等政策和市场环境变化给医药企业带来的挑战，加强费用的合规管理，进一步增强对营销费用的控制力，也是每个药企必须面对的课题，效率与规范之间似乎又形成了一个需要平衡的难题。

       代表报销慢这一长期困扰药企的顽疾，真的无药可治吗？答案并非如此，因为笔者亲眼见证一家药企费用的报销最快能够在一周之内完成，而且流程清晰规范、合规管控到位，这是如何做到的呢？

      成立于2001年的上海和黄药业有限公司，是香港李嘉诚先生属下的跨国性综合企业——和记黄埔(中国)有限公司与上海市药材有限公司共同投资组建的上海首家中药合资企业，拥有"上药"牌注册商标及麝香保心丸、胆宁片、生脉注射液等70种知名中药，2016年销售收入逾20亿元。一直以来，和黄药业与许多药企一样，销售团队报销难、报销慢，而近年来和记黄埔总公司对和黄药业的营销费用管理也提出了更高的管理要求。

       传统模式下的药企报账管理，业务审批和单据审核并行，审批领导本身就业务繁忙，不能及时处理单据，影响了报销速度。而且在每个审批环节都有多种原因造成退单，甚至丢单，再加上代表分布在全国，财务人员收单、审单工作繁重，入账和付款速度也难以提升。

       随着“移动/互联网+”深入发展，和黄药业针对费用与报销管理问题选择了信息化和数字化的解决方案，自2016年10月启动法玛斯营销费用管理系统建设项目，历经三个半月的实施周期，系统于今年年初成功上线。

       上线以来，该企业费用报销出现明显的变化，最重要的是效率的出现了近乎奇迹般的提升——最快的一次，有一名代表在一周之内就完成了费用报销，一时成为业内“传说”。“这到底是一个什么样的系统？”这是所有人心中最大的疑问。

       据和黄药业财务总监介绍，此次上线的费用管理系统基于Web端和移动端搭建了完整的营销费用管理系统，对费用进行事中、事前、事后的全过程有效管控，从而实现费用快速审批和报销。他表示：“互联网营销费用管理系统不仅能够提升费用报销的效率，更重要的是规范业务流程、增强企业对营销费用的管控力，从根源上解决营销费用报销难、报销慢问题。”

       系统上线后，和黄药业的营销人员可在WEB端进行费用申请、借款和报销的填报，业务部门、财务部门和合规部门的管理人员能够同时在WEB端和手机端进行单据审批。工作繁忙、经常出差的中高层管理人员可利用手机APP快速批阅单据，如出现单据审批不通过或退回修改的情况，审批人还能通过系统自动发送短信通知单据创建人，员工也能够在手机端随时随地查看审批和报销进度，及时处理报销中出现的问题，大大加快了报销速度。   

       报销单据在完成线上填报和审批后，员工才能在系统中打印相应单据，按要求黏贴发票后，将单据以快件形式寄给公司财务部。“线上审批、线下审单”将分管领导业务审核和财务人员单据审核合理分开，先审批再审单，有效减少了退单、丢单的情况，也进一步缩短了报销周期。

       法玛斯营销费用管理系统紧密结合业务管理需求，为企业量身打造了完整的管理方案，在提高报销效率的同时，还兼顾了用户体验与规范管理。

      例如在填报控制方面，和黄药业的营销人员可在系统填报的整个过程中获得关于公司财务、采购和合规等政策规定和填报操作方面的帮助和提示，比如员工在选择费用申请或报销的科目时，可同时看到相应科目的填报人资格、不同活动类型和费用子项目的费用标准、发票开具要求、报销账期、附件要求等内容。

       在进行费用信息填报时，对于易填错的字段，员工也能得到相应帮助，如大小医院的判断依据、填写快件号码的注意事项等。员工还可方便地在系统中点击查看系统操作说明页面和视频。

       通过填报控制的全面设置，降低了员工的填报错误几率，加快了报销进程，同时又有力推动了公司各项管理制度的落地。

       法玛斯营销费用管理系统的报销提速不单在员工的申请报销环节，也在财务人员审单、入账和付款环节下了功夫。

      系统在设计之初，就根据公司具体的费用类型、会计科目和使用部门，配置了不同的管理模板和填报入口，不仅仅便于用户录入，也便于会计核算。

      财务人员在收到报销单据后，可利用扫码设备快速定位单据，审核相关发票和资料，如果在审单过程中发现不合规情况，财务人员还可以在系统中直接进行特殊处理。

       系统还能自动导出付款明细清单，供分管会计直接提供给付款部门或银行，既减少了财务人员的工作量，又缩短了从完成报销审批到打款给代表的时间。

       眼见为实，以和黄药业为代表的医药企业在使用法玛斯营销费用管理系统后，确实提升了费用报销效率。营销费用报销在一周内完成虽只是个例，但相信随着使用者的逐渐适应和系统的不断完善，报销效率出现大幅度的提升是可以预见的。而且，不仅仅是费用的报销，费用的计划、使用和分析等都可借助法玛斯得到持续优化，企业各部门、各级管理/业务人员也都可通过使用系统提高工作效率和效能。一个好的营销费用管理平台能给医药企业带来的价值是难以估量的，而真正享受到信息系统为业务增长带来的动力，正是企业开展信息化建设的终极目标。

作者介绍：

姚南

医药信息化专家，东南大学EMBA。拥有25年医药行业工作经验，先后在医药合资企业、医药独资企业担任信息技术经理、信息总监和中国区高级信息技术总监，长期从事企业信息化管理工作，先后成功组织和实施了上百项信息化项目，目前专注于医药企业数字化转型、医药互联网解决方案的研究和项目实施。